Wenn Kanzleien über KI sprechen, geht es meist um die großen Fragen. Kann ein System einen Schriftsatz entwerfen, ein Urteil zusammenfassen, eine Steuererklärung prüfen? Das sind spannende Fragen, aber für den Alltag der meisten Kanzleien sind sie nicht die dringendsten.
Die Zeit geht woanders verloren. Im Posteingang, der jeden Morgen sortiert werden muss. In der dritten Erinnerung an fehlende Belege. In Terminabsprachen per E-Mail, die fünf Nachrichten brauchen. Das sind keine Aufgaben, die Fachwissen erfordern. Sie erfordern nur Aufmerksamkeit, und die fehlt dann bei der Arbeit, für die Mandanten eigentlich bezahlen.
Bevor es losgeht: die Grenze
Kanzleien sind keine gewöhnlichen Unternehmen. Für Rechtsanwälte und Steuerberater gilt die Verschwiegenheitspflicht, und ihre Verletzung ist nach § 203 StGB strafbar. Das heißt nicht, dass externe Dienste tabu sind. Die Berufsordnungen erlauben ausdrücklich, Dienstleister einzubinden (für Anwälte § 43e BRAO, für Steuerberater § 62a StBerG). Aber nur unter Bedingungen: Der Dienstleister muss sorgfältig ausgewählt, zur Verschwiegenheit verpflichtet und vertraglich gebunden sein, und er darf nur so viel erfahren, wie für seine Aufgabe nötig ist.
Für jede der fünf Aufgaben unten gilt deshalb dieselbe Vorfrage: Welche Daten fließen durch das Werkzeug, wo werden sie verarbeitet, und gibt es einen Vertrag, der das regelt? Wer diese Frage nicht beantworten kann, sollte nicht anfangen. Dieser Artikel ersetzt keine rechtliche Prüfung, er zeigt nur, wo es sich lohnt, eine zu machen.
Die fünf Aufgaben
1. Neue Anfragen vorsortieren
Über Formular, E-Mail und Telefon kommen täglich Anfragen, die jemand lesen, einordnen und weiterleiten muss. Ein System kann diese Vorarbeit übernehmen: das Rechtsgebiet erkennen, die Dringlichkeit einschätzen, nach einer Frist im Text suchen und die Anfrage der zuständigen Person zuordnen. Die Entscheidung, ob das Mandat angenommen wird, bleibt bei euch. Aber ihr trefft sie mit einer vorsortierten Liste statt mit einem vollen Posteingang.
2. Fehlende Unterlagen nachfordern
In Steuerkanzleien ist das ein Dauerthema. Belege fehlen, Unterlagen kommen unvollständig, und jemand muss erinnern, freundlich, dann deutlicher, dann noch einmal. Diese Erinnerungen lassen sich an den Bearbeitungsstand koppeln: Fehlt nach einer Woche noch etwas, geht automatisch eine Nachricht raus, die genau benennt, was fehlt. Das spart nicht nur Zeit, es nimmt auch den unangenehmen Teil aus der Mandantenbeziehung.
3. Termine vereinbaren und erinnern
Ein Erstgespräch per E-Mail zu vereinbaren, braucht oft vier bis sechs Nachrichten. Ein Buchungslink mit freigegebenen Zeitfenstern braucht eine. Dazu eine automatische Erinnerung am Vortag mit der Bitte, bestimmte Unterlagen mitzubringen. Das ist keine KI im engeren Sinn, sondern schlichte Automatisierung. Gerade deshalb ist es oft der Schritt mit dem größten Effekt für den geringsten Aufwand.
4. Bewerbungen bestätigen und vorsortieren
Wer eine Bewerbung schickt und eine Woche nichts hört, bewirbt sich weiter. Eine sofortige, persönlich formulierte Eingangsbestätigung mit dem nächsten Schritt und einem Zeitrahmen kostet einmal eine Stunde Einrichtung. Dazu lässt sich der Eingang nach Stelle, Qualifikation und Vollständigkeit sortieren. Ob jemand eingeladen wird, entscheidet weiterhin ein Mensch, aber er bekommt den Stapel geordnet.
5. Mandanteninformationen vorbereiten
Fristen, Gesetzesänderungen, Hinweise zum Jahresende: Viele Kanzleien schreiben regelmäßig ähnliche Rundschreiben. Ein System kann aus euren eigenen früheren Texten und einer Stichpunktliste einen Entwurf erstellen. Ein Mensch prüft, ergänzt und gibt frei. Der Entwurf spart den leeren Anfang. Die fachliche Verantwortung bleibt, wo sie hingehört.
Was nicht automatisiert werden sollte
Genauso wichtig wie die Liste oben ist die Gegenliste. Sie ist nicht kürzer, weil Automatisierung dort technisch unmöglich wäre, sondern weil sie dort Verantwortung verschiebt.
Als Faustregel gilt: Automatisiert wird, was sich ohne Folgen rückgängig machen lässt. Sortieren, erinnern, bestätigen, terminieren und Entwürfe vorbereiten gehören dazu. Passiert dabei ein Fehler, fällt er auf und ist schnell korrigiert.
Rechtliche Bewertungen, Fristberechnungen ohne Kontrolle und Nachrichten an Mandanten ohne Freigabe gehören nicht dazu. Dort richtet ein Fehler Schaden an, bevor ihn jemand bemerkt.
Wie ihr anfangen könnt
- Eine Woche mitschreiben. Notiert eine Woche lang jede Tätigkeit, die sich wiederholt und keine fachliche Entscheidung braucht. Mit Häufigkeit und geschätzter Dauer. Die Liste ist fast immer länger als erwartet.
- Nach Aufwand und Risiko sortieren. Oben steht, was oft vorkommt, lange dauert und bei einem Fehler wenig Schaden anrichtet. Dort fangt ihr an. Nicht bei dem, was am spannendsten klingt.
- Die Datenfrage zuerst klären. Für die oberste Aufgabe: Welche Daten sind beteiligt, und welches Werkzeug darf sie verarbeiten? Erst dann wird gebaut.
- Klein starten und messen. Eine Aufgabe, ein Monat, eine Zahl. Wie viel Zeit hat es gespart, wie oft musste jemand nachbessern? Danach entscheidet ihr über die nächste.
Die meisten Kanzleien brauchen keine KI-Strategie. Sie brauchen eine Liste mit fünf Aufgaben, die niemand vermissen wird, und den Mut, mit der ersten anzufangen.
